Einreichung von Jahresabschlüssen beim Firmenbuchgericht: Änderungen bei der Art der Übermittlung beachten
Stand: 13. August 2025
Kapitalgesellschaften und kapitalistische Personengesellschaften sind dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse gemäß UGB spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim zuständigen Firmenbuchgericht elektronisch einzureichen. Demnach sind Jahresabschlüsse zum 31. Dezember 2024 bis spätestens 30. September 2025 entsprechend offenzulegen. Durch eine aktuelle Änderung der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2021) kommt es zu Anpassungen bei den relevanten Formvorschriften. FinanzOnline steht als Übermittlungsweg ab 1. Jänner 2026 nicht mehr zur Verfügung und bereits seit 1. März 2025 ist eine neue verpflichtende Datei-Struktur bei der Offenlegung zu beachten.
Offenlegungspflicht
Die Offenlegungspflicht betrifft sämtliche Kapitalgesellschaften, darunter auch sogenannte „kapitalistische Personengesellschaften“ wie die GmbH & Co KG, bei der kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist. Je nach Größe der Gesellschaft unterscheiden sich Umfang und Inhalt der einzureichenden Unterlagen, beispielsweise muss eine Kleinstkapitalgesellschaft nur ihre Bilanz offenlegen. Auch Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften in Österreich sind grundsätzlich zur Offenlegung verpflichtet.
Formvorschriften
Die Einreichung der Abschlüsse erfolgt bereits seit Juli 2022 in strukturierter elektronischer Form als XML-Datei, bislang im Wege von FinanzOnline. Mit der Verordnungsnovelle, die am 1. März 2025 in Kraft getreten ist, kommt es nun zu folgenden Änderungen:
Ab 1. Jänner 2026 wird FinanzOnline als Übermittlungsweg abgeschafft. Ab dann stehen folgende Einreichwege zur Verfügung:
- für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften: Formular auf justizonline.gv.at zur direkten, händischen Eingabe
- XML-Datei über eine ERV-Übermittlungsstelle oder über ein Online-Formular über justizonline.gv.at
Bereits seit 1. März 2025 gilt verpflichtend die neue Datei-Struktur „JAb 4.0“ (bisher JAb 3.32). Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 dürfen noch unter Anwendung der Struktur JAb 3.32 offengelegt werden. Soweit eine Übermittlung in strukturierter elektronischer Form nicht möglich ist, können die Unterlagen auch als PDF-Anhang eingebracht werden, wobei der Grund der Unmöglichkeit anlässlich der Einreichung bekannt zu geben ist.
Strafen bei Versäumnissen
Die rechtzeitige Offenlegung ist gesetzlich verpflichtend. Wird die neunmonatige Frist ab Bilanzstichtag überschritten, ist mit Zwangsstrafen in Höhe von 700 bis 3.600 Euro (bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 bis 1.800 Euro) zu rechnen. Dies gilt sowohl für die Gesellschaft selbst und zusätzlich auch für jedes einzelne Mitglied der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes. Einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern würde beispielsweise eine Zwangsstrafe von mindestens 3 * 700 Euro = 2.100 Euro vorgeschrieben. Bei anhaltender Säumnis erhöht sich die Strafe nach zwei Monaten auf das Dreifache (bei mittelgroßen Gesellschaften) bzw. sogar auf das Sechsfache (bei großen Gesellschaften).
Darüber hinaus ist zu beachten, dass Rechtsmeinungen bestehen, wonach ein Offenlegungsverstoß auch zu einer Verletzung der Bestimmungen nach dem unlauteren Wettbewerb (UWG) führen kann – mit Konsquenzen, die weit über die vorgenannten Strafbestimmungen hinausreichen.
Wir empfehlen dringend, sich mit den Details zur Offenlegung vertraut zu machen und die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Gerne beraten wir Sie dabei und übernehmen bei entsprechender zeitgerechter Auftragserteilung die Offenlegung vom Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht für Sie.
Stand: 13. August 2025 | LBG
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