Registrierkasse: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme ab 1.10.2026
Stand: 3. September 2026
Mit 1. Oktober 2026 tritt die Erleichterung bei der elektronischen Belegerteilung im Zusammenhang mit der Registrierkasse in Kraft. Die Änderung in § 132a Bundesabgabenordnung (BAO) enthält einerseits eine Erleichterung in Bezug auf die elektronische Belegerteilung für die Unternehmerinnen und Unternehmer, andererseits wird das Recht der Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger auf einen Papierbeleg eingeräumt.
Wie bisher muss der elektronische Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Unternehmerin oder den Unternehmer mit der Registrierkasse erstellt und signiert sowie für den Zugriff des Leistungsempfängers zur Verfügung gestellt werden.
Was ist neu?
Durch die Gesetzesänderung ist es nunmehr zulässig, dass die Unternehmerin bzw. der Unternehmer den elektronischen Beleg entweder in den unmittelbaren Verfügungsbereich der Leistungsempfängerin bzw. des Leistungsempfängers übermittelt (z.B. per E-Mail, App) oder der Leistungsempfängerin bzw. dem Leistungsempfänger die Möglichkeit einräumt, den elektronischen Beleg mit einem Endgerät vor Ort auszulesen (z.B. per Bildschirmanzeige). Die Zurverfügungstellung des elektronischen Beleges für die Leistungsempfängerin bzw. den Leistungsempfänger ist eine Bringschuld der Unternehmerin/ des Unternehmers.
Die digitale Mitnahme durch den Kunden soll für diesen möglichst einfach erfolgen. Die Bildschirmanzeige des digitalen Belegs hat daher so zu erfolgen, dass es der Kundin bzw. dem Kunden im Zuge des Bezahlvorganges möglich sein muss, den elektronischen Beleg ohne Ortswechsel mitzunehmen. Der elektronische Beleg ist auf einem Bildschirm anzuzeigen, der dem Kunden zugewandt ist. Dazu ist der elektronische Beleg dem die Barzahlung Leistenden ausreichend lange zur digitalen Mitnahme anzubieten.
Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung oder Anzeige ist nicht vorgeschrieben. Der elektronische Beleg kann z.B. mittels E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download in einem elektronischen Format (z.B. als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (z.B. xml) ausgestellt werden. Die Art der Belegerteilung ist im elektronischen Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.
Kunde hat das Recht auf einen Papierbeleg
Unbeschadet der Gleichwertigkeit des Papierbelegs mit dem digitalen Beleg hat die Kundin bzw. der Kunde oder ein Organ der Abgabenbehörde immer das Recht einen Papierbeleg zu verlangen. Das Recht einen Papierbeleg zu verlangen kann unmittelbar im Anschluss an die Barzahlung ausgeübt werden. Zulässig ist es aber auch, nachträglich spätestens bis zum Geschäftsschluss des Tages, an dem der Barumsatz getätigt wurde, einen Papierbeleg zu verlangen. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Kunde nachträglich erkennt, dass er den Beleg in Papierform benötigt. Gleiches gilt für ein Organ der Abgabebehörde. In diesem Fall ist eine Präzisierung des betreffenden Geschäftsfalles (Betrag der Barzahlung, Datum, Uhrzeit, handelsübliche Bezeichnung) durch die Kundin/den Kunden, bzw. das Organ der Abgabenbehörde notwendig.
LBG-Empfehlung: Wer sich ab Oktober 2026 die Zettelwirtschaft großteils ersparen will, sollte mit seinem Registrierkassen-Hersteller rechtzeitig klären, wie die elektronische Belegbereitstellung erfolgen kann. Mit der „LBG-Registrierkasse“ sind Sie jedenfalls bestens gerüstet, die ab Oktober 2026 gültige Option der digitalen Belegerstellung gesetzeskonform umzusetzen.
Stand: 3. September 2026 | LBG, BMF
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