Als Nachweis des Verhältnisses zwischen betrieblichen und privaten Fahrten sind vom Steuerpflichtigen Fahrtenbücher bzw. Aufzeichnungen zu führen, aus denen zumindest das Datum, die Dauer, der Beginn und das Ende, das Ziel und der Zweck jeder einzelnen Fahrt ersichtlich sein müssen. Nach Ansicht des deutschen Bundesfinanzhofes (BFH) sind an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darüber hinaus folgende Anforderungen zu stellen:

• Beinhaltung aller beruflichen und privaten Fahrten
• Fortlaufende und übersichtliche Führung
• Hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit
• Möglichkeit der Überprüfbarkeit auf inhaltliche Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand
• Erfordernis zeitnah geführter Aufzeichnungen
• Führung in geschlossener Form
• Keine Möglichkeit nachträglicher Manipulationen

Entwarnung für all jene, die ihr Fahrtenbuch bisher in Excel geführt haben: Die betreffende Entscheidung des UFS fiel dennoch zu Gunsten des Berufungswerbers aus, da nach Ansicht des UFS ein formell nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch noch nicht zu der Annahme berechtigt, dass die Aufzeichnungen auch inhaltlich unzureichend sind. Solange eine Übereinstimmung mit anderen Beweismitteln gegeben ist, ist demnach davon auszugehen, dass auch ein – formell nicht ordnungsgemäßes – Fahrtenbuch, der Richtigkeit entspricht. Auch nach ständiger Rechtssprechung des VwGH trifft es nicht zu, dass der Nachweis der mit einem PKW gefahrenen Strecken nur durch ein Fahrtenbuch erbracht werden könnte.

Achtung: Eine Nachweisführung oder eine Glaubhaftmachung ist nur in den Fällen erforderlich, wo die inhaltliche Richtigkeit der geführten Aufzeichnungen von der Abgabenbehörde in Zweifel gezogen wird; zeitnahe Aufzeichnungen sollten dennoch geführt werden, da im Prüfungsfall jede einzelne Fahrt hinsichtlich des (betrieblichen) Zwecks und der zurückgelegten Kilometer durch Beibringung geeigneter Beweismittel nachgewiesen werden muss.