Einzelaufzeichnungspflicht, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016

Stand: 16. November 2015

Ab 1.1.2016 tritt ein Maßnahmenpaket, das Steuerbetrug verhindern und dessen Aufdeckung erleichtern soll, in Kraft. Es gilt ab dann eine weitreichende Einzelaufzeichnungspflicht für alle Bareingänge und -ausgänge, eine beinahe ausnahmslose Belegerteilungspflicht für Barumsätze und eine viele Unternehmer betreffende gesetzliche Pflicht zur Verwendung von elektronischen Registrierkassen, zwecks zeitnaher Erfassung aller Bareinnahmen. Ab 1.1.2017 ist die elektronische Registrierkasse bzw. das elektronische Kassensystem zusätzlich durch einen digitalen Manipulationsschutz vor Abänderung oder Löschen erfasster Daten zu sichern. All dies wurde in der Bundesabgabenordnung geregelt und durch die zwischenzeitig ergangene Barumsatzverordnung sowie die Registrierkassensicherheitsverordnung ergänzt. Am 12.11.2015 wurde nun vom Bundesministerium für Finanzen durch Erlass dargelegt, wie diese neuen Bestimmungen im Detail durch die Unternehmen in der Praxis umzusetzen sind. „Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der Bundesabgabenordnung (BAO), Barumsatzverordnung (BarUV 2015) und Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)“ zum Download.

Einzelaufzeichnungspflicht: Soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen besteht oder ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sind alle Bareingänge und -ausgänge täglich einzeln festzuhalten! Dies gilt nicht nur für betriebliche Einkünfte, sondern auch bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung und sonstigen Einkünften.

Elektronische Registrierkassenpflicht: Betriebe haben ab 2016 alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht ab einem Jahresumsatz von € 15.000 je Betrieb, sofern die Barumsätze (inkl. Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks, vom Unternehmer ausgegebene Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen) dieses Betriebes € 7.500 im Jahr überschreiten. Übrigens: Die Umsatzgrenzen sind ohne Umsatzsteuer zu verstehen. Das elektronische Aufzeichnungssystem ist ab 1.1.2017 durch eine technische Sicherheitseinrichtung (kryptographische Signatur jedes Barumsatzes) gegen Manipulation zu schützen. Um Umstellungsprobleme auf den ab 2017 verpflichtenden Manipulationsschutz zu vermeiden, wird es bereits ab 1. Juli 2016 möglich sein, die technische Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen bzw. diese über FinanzOnline registrieren zu lassen.

Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen. Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern. Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze sind laufend aufzusummieren (Umsatzzähler).

Die „elektronische Registrierkassenpflicht“ besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen von € 15.000 und € 7.500 erstmals überschritten wurden, wobei der Beobachtungszeitraum nach den Gesetzeserläuterungen bereits 2015 beginnt.

Belegerteilungspflicht: Unternehmer haben Barzahlern (auch z.B. Kreditkarten- oder Bankomatkartenzahlern, Zahlern mit Bons und Gutscheinen, ...) generell einen Beleg (physisch oder elektronisch) über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen zu erteilen.

Mindestinhalt des Belegs:

• Eindeutige Bezeichnung des liefernden/leistenden Unternehmers,
• Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben werden,
• Tag der Belegausstellung,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
• den Betrag der Barzahlung.

LBG-Empfehlung: Wir empfehlen aus Praxissicht darüber hinaus nach (technischer und organisatorischer) Möglichkeit auch die nach dem Umsatzsteuergesetz weitreichenderen Mindestrechnungsbestandteile (§11 UStG) am Registrierkassen-Beleg anzudrucken bzw. zulässige Symbole zu verwenden, damit der Beleg beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ansonsten könnte eine wenig praktikable doppelte Belegausstellung erforderlich sein. Übrigens: Nach dem Umsatzsteuergesetz besteht unter anderem eine Rechnungsausstellungspflicht gegenüber Unternehmern und juristischen Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind.

Eintrittskarten, Fahrausweise, etc. müssen weder eine fortlaufende Nummer noch ein Belegdatum enthalten, wenn deren vollständige (!) Erfassung gewährleistet ist.

Der Leistungsempfänger hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Das Liegenlassen in den Geschäftsräumlichkeiten soll allerdings nach den Gesetzeserläuterungen derzeit sanktionslos sein.

Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Als Zweitschrift im Sinn dieser Bestimmung gilt auch die Speicherung auf Datenträgern, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden.

Weder elektronische Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht besteht in folgenden Fällen:

Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regel“): Für Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden, kann bei Nichtüberschreiten der Umsatzgrenze von € 30.000 Jahresumsatz die vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden.

Bei einer zugelassenen vereinfachten Losungsermittlung („Kassasturz“) können die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand ermittelt werden. Die Ermittlung des Kassenanfangs- und Kassenendbestandes sowie der Tageslosung durch Rückrechnung muss nachvollziehbar und entsprechend dokumentiert werden. Sie hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages und für jede Kasse gesondert zu erfolgen. Ein „Kassasturz“ ist unzulässig, wenn über die Bareingänge Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine (direkte) Losungsermittlung ermöglichen.

Leistungen außerhalb der Betriebsstätte - „Mobile Berufe“ (z.B. Friseure, Masseure, Hebammen, Schneider, Ärzte, Tier­ärzte, Reiseleiter und Fremdenführer, Hauszusteller): Unter­nehmer, die zum Betrieb einer Registrierkasse verpflichtet sind und ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen außer­halb einer Betriebsstätte erbringen (z.B. mobile Friseure), müssen diese Umsätze nicht sofort, sondern dürfen diese nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Auf­schub in der Registrierkasse erfassen, wenn sie bei Barzah­lung dem Leistungsempfänger einen Beleg im Sinn der Belegerteilungspflicht ausfolgen und hiervon eine Durchschrift aufbewahren. Weiters bestehen unter bestimmten Voraus­setzungen Sonderregelungen betreffend wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Kör­perschaften (z.B. kleine Vereinsfeste, Sportveranstaltungen, Ausstellungen, Feuerwehrfest), Warenausgabe- und Dienst­leistungsautomaten und Onlineshops.

Unternehmer können ab 1.1.2016 unter Vorlage eines Gutachtens betreffend technische und organisatorische Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems einen Antrag auf Erlassung eines Feststellungsbescheides durch die Finanzverwaltung stellen. Ein geschlossenes Gesamtsystem ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind – mit jedenfalls mehr als 30 Registrierkassen.

Anschaffung/Umrüstung von Registrierkassen Sofortabschreibung & Steuer-Prämie

Wer im Zeitraum zwischen dem 1. März 2015 und 31. Dezember 2016 eine elektronische Registrierkasse oder ein elektronisches Registrierkassensystem zum Ein­satz im eigenen Betrieb anschafft (oder umrüstet), kann die Anschaffungs- oder Umrüstungskosten in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben absetzen und zusätz­lich eine Prämie in Anspruch nehmen. Die Prämie beträgt € 200 pro Erfassungseinheit (Registrierkasse, Eingabe­einheit eines Kassensystems). Bei einem elektronischen Kassensystem (mehrere Eingabeeinheiten) beträgt die Prämie zumindest € 200 pro Kassensystem, maximal aber € 30 pro Erfassungseinheit des elektronischen Kassen­systems. Die Prämie ist in der Steuererklärung 2015 bzw. 2016 zu beantragen. Die Prämie stellt keine steuerpflichtige Betriebseinnahme dar und führt zu keiner Aufwandskürzung.

Hinweis: Bei ordnungsgemäßer Führung einer elektronischen Registrierkasse besteht künftig die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Bis zur Widerlegung der Ordnungsmäßigkeit entfällt daher die Schätzbefugnis der Abgabenbehörde.

Erweiterungen des Finanzstrafrechts beachten:

Des Abgabenbetrugs macht sich schuldig, wer ausschließ­lich durch das Gericht zu ahndende Finanzvergehen der Abgabenhinterziehung unter Verwendung automationsun­terstützt erstellter, aufgrund abgaben- oder monopolrechtli­cher Vorschriften zu führender Bücher oder Aufzeichnungen, welche durch Gestaltung oder Einsatz eines Programms (EDV-Software), mit dessen Hilfe Daten verändert, gelöscht oder unterdrückt werden können (es kann daher bereits die Möglichkeit der Software zur Manipulation ausreichen), beeinflusst wurden, begeht.

Die vorsätzliche Verletzung der (bloßen) Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkassen ist – sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen ver­wirklicht wird – ausdrücklich als Finanzordnungswidrigkeit strafbar.

 
Elektronische Registrierkassenpflicht tritt generell unverändert mit 1.1.2016 in Kraft

Um Missverständnissen vorzubeugen: Die elektronische Registrierkassenpflicht tritt generell unverändert mit 1.1.2016 in Kraft. Allerdings wurde zwischenzeitig vom Bundesministerium für Finanzen folgendes in Aussicht gestellt: Im Zeitraum vom 1.1. bis 31.3.2016 werden von den Abgabenbehörden und deren Organe keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gesetzt. Unternehmer werden in diesem Zeitraum durch Beauskunftung proaktiv unterstützt. Im Zeitraum vom 1.4. bis 30.6.2016 werden bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn Betroffene besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können (z.B. Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund von Nichteinhaltung der Lieferfristen durch die Kassenhersteller nicht möglich oder die Installation der notwendigen Software für die elektronische Festhaltung der Umsätze war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch den IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich oder die erforderliche Einschulung war nicht zeitgerecht durchführbar).

Wichtig: Davon unberührt bleibt die Verfolgung und Bestrafung von Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben. (Kein Amnestiezeitraum !!)

LBG-Empfehlung: Bei der Beurteilung, ob und in welchem Umfang im konkret vorliegenden Unternehmen gesetzliche Aufzeichnungspflichten sowie eine elektronische Regist­rierkassen- oder Belegerteilungspflicht gelten, treten in der Regel eine Fülle von betriebsbezogenen, jedenfalls zu klä­rende Fragen auf. Kein Fall gleicht dem anderen. Jedenfalls sollte die Situation für Ihr Unternehmen noch im Herbst 2015 geklärt werden und rechtzeitig eine entsprechende Vorsorge zwecks ordnungsgemäßer Erfassung der Geschäftsfälle in der kaufmännischen Organisation ab 1.1.2016 getroffen wer­den. Wir beraten Sie dabei gerne.